Sida 1

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024 INTRODUKTION TILL TILLTRÄDESKONTROLL DENNA KOMMUNIKATION INNEHÅLLER VIKTIG INFORMATION FÖR ATT MÖJLIGGÖRA ER FRAMTIDA TILLTRÄDE TILL ÄGARFÖRENINGEN. Bakgrund Vid AGM 2022 fattades beslut om en fullständig omställning av säkerhetssystemet för ägarföreningen. Kombinationen av bemannad säkerhet (väktare) och tekniska system (CCTV, intercom och lätt att kopiera nycklar och fjärrkontrroller) kunde inte ge tillräckligt effektivt skydd. Dessutom har säkerhetsentreprenörerna höjt sina priser, och underhållskostnaderna för den gamla utrustningen har blivit allt för höga.

Den praktiska genomförandet av det nya systemet bygger på följande:

• Systemet kräver en engångsinvestering på cirka 150–160 k EUR. Detta är fördelaktigt jämfört med vad vi tidigare spenderade årligen på väktare. Trots detta kräver budgetpressningen att vi implementerar systemet under två räkenskapsår beroende på utbyggnadstakten.

1 ER NYA NYCKELKORT OCH GARAGEFÄRRKONTRROLL

Sida 2

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

• Ingen installation är identisk med en annan. Ägarföreningens konfiguration och arkitektur avgör systemets utformning. Även om vi har en teoretisk plan är det mycket troligt att vi behöver justera denna när vi lär oss av systemets prestanda och ägarnas återkoppling.

Grundläggande strategi Systemet för tillträde till ägarföreningen för fastighetsägare kommer att utvecklas enligt följande:

• Perimeterns fotgängarentréer öppnas med ett elektroniskt nyckelkort.
• Simhallens och padelbanan grindar öppnas med samma nyckelkort.
• Portalentréer öppnas med samma nyckelkort.
• Hissar öppnas med samma nyckelkort.
• Utfart från garager till portaler med samma nyckelkort, under förutsättning att brandskyddsreglerna kan följas.
• Garagedörrar öppnas med ett uppgraderat fjärrkontrrollsystem.

Åtkomstbehörigheter

• Lägenhetägare med parkeringsplats och förråd har tillträde till: fotgängarentréer, garager, förråd, simhall och portaler via nyckelkort och fjärrkontrroller.
• Ägare av endast parkeringsplats har en fjärrkontroll för garagegrindarna.
• Ägare av endast förråd har ett nyckelkort för sitt förråd.

Omfattning av tillträde

• Nyckelkort öppnar alla perimetergrindar och garagets sidodörrar.
• Nyckelkort är byggnad- och portalspecifika och fungerar inte i andra byggnader.
• Garagefärrkontrroller är garagespecifika.

2

Sida 3

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

Utbyggnadsplan En fasvis utbyggnad syftar till att undvika misstag och störningar för ägarna, och viktigast av allt att garantera systemets integritet. Faserna blir följande:

• Fas 1 – Perimetersäkerhet. Detta omfattar alla fotgängarentréer, garagedörrar, simhall och padelbana.
• OBS: Eftersom vi nu är i sommaren är vi medvetna om att det finns många gäster i ägarföreningen, vilket kan komplicera utbyggnaden.
• Fas 2 – Integration av nyckelkortssystemet med befintliga portaldörrar i varje byggnad.
• Fas 3 – Installation av nya glassidor inuti varje portal med tillträde aktiverat av nyckelkorten. Installation av tillträdeskontroll på hissarna för att ytterligare förstärka säkerheten.

För att vara helt tydlig: Fas 1 startar nu, så ni måste agera enligt instruktionerna längre fram i detta cirkulär. Senare faser kommer att rullas ut i god tid med förvarning.

Nekad åtkomst Möjligheten att neka tillträde är en viktig del av systemet. Här är några exempel på när det kan tillämpas:

• Lagen tillåter en ägarförening att neka vissa tjänster till ägare som inte har betalat sina föreningsavgifter. Vi vet att detta är ett stort problem för Señorio, så tillträdeskontroll kommer att användas för att neka icke-betalare och deras gäster tillträde till simhallen och padelbanan.
• De som parkerar på andra människors parkeringsplatser kan få sin fjärrkontroll avstängd. Detta kan också gälla de som fortsätter att lagra föremål i sitt garageutrymme och skapar brandrisker samt ogiltigförklarar ägarföreningens försäkring.
• Gästarbetare, såsom de som är engagerade i renoveringar som bryter mot spansk lagstiftning och ägarföreningens regler, kan få begränsat tillträde.

3

Sida 4

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

• Ihållande asocialt beteende från hyresgäster som stör andra medlemmar i ägarföreningen eller skadar egendom eller bryter mot grundläggande ägarföreningsregler kan övervägas för begränsat tillträde.

Systemhantering Alla nyckelkort och fjärrkontrroller styrs av ett mjukvarusystem som kontrolleras av administrationen på plats. Nyckelkort och fjärrkontrroller kan inte kopieras utanför systemet, och detta är grundläggande för att upprätthålla systemets integritet. Varje nyckelkort och fjärrkontroll är ägarspecifik och systemet håller reda på dem. Det registrerar tid och plats för användning vid varje åtkomstsensor i ägarföreningen. Systemet är programmerat att “neka åtkomst” vid fel portal eller vid simhallen för ägare med förfallna föreningsavgifter. Ägare tilldelas ett begränsat antal nyckelkort och fjärrkontrroller. Om de försvinner och en ersättning tillhandahålls, stängs det ursprungliga av och är inte längre användbart. Detta är för att begränsa spridningen av nyckelkort och fjärrkontrroller, vilket enligt erfarenheten från det nuvarande systemet allvarligt försämrar ägarföreningens säkerhet.

Distribution av nyckelkort och fjärrkontrroller Även om Señorio omfattar 250 lägenhetägare har vi betydligt fler på grund av ägare av endast parkeringsplatser och förråd som inte äger en lägenhet. För att hålla kostnaderna nere och hålla logistiken så enkel som möjligt planeras distributionen av nyckelkort och fjärrkontrroller enligt följande.

Lägenhetägare

• 2-rumslägenhetar* tilldelas 3 nyckelkort.
• 3-rumslägenhetar* tilldelas 4 nyckelkort. Det finns möjlighet att köpa 1 extra nyckelkort för 50 EUR.

4

Sida 5

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

• Antalet rum bestäms av vad som är registrerat i fastighetens Nota Simple, inte av ändringar som gjorts på fastigheten. Om ert förråd är beläget i en annan portal programmeras era nyckelkort för tillträde till båda portalerna. Ni får inte ytterligare nyckelkort oavsett hur många förråd ni äger eller var de är belägna. Sidodörrarna till garager fungerar med ert nyckelkort. Att ersätta ett förlorat nyckelkort kostar 100 EUR. (Förlorade nyckelkort inaktiveras)

Parkeringsplatsägare

• En parkeringsplats för en bil tilldelas 1 fjärrkontroll.
• En parkeringsplats för två bilar tilldelas 2 fjärrkontrroller. Att ersätta en förlorad fjärrkontroll kostar 100 EUR. (Förlorade fjärrkontrroller inaktiveras)

Förråd (gäller personer som inte äger en lägenhet)

• Om ni endast äger ett förråd tilldelas ni 1 nyckelkort. Detta programmeras för tillträde via perimeterns fotgängarentréer och portalen där ert förråd är beläget. Om ni inte äger en parkeringsplats beviljas ni inte tillträde till garager för att parkera på någon annans privata plats eller blockera körvägar.

Intercomsystem Intercomsystemet är ovanligt “utrustningstunga” eftersom vi har 5 perimetrentréer och 50 portalentréer, var och en med en kontrollpanel. Kretskorten i dessa 23 år gamla paneler har havererat under ett antal år. Ersättningsdelar finns inte längre och skräddarsydda reparationer är dyra. Genom att använda samma tillverkare och underhållsföretag för både ett nytt intercomsystem och tillträdeskontroll har vi väsentligt reducerat kostnaden för intercom från cirka 60 k EUR till drygt 20 k EUR. Arbetet börjar med att ersätta intercom när vi rullar ut fas 1 och 2 av tillträdeskontroll.

5

Sida 6

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

En egenskap hos det nya intercomsystemet är att du förutom en intern telefon och videoskärm liknande vad du har idag kan välja att uppgradera till en WiFi-version som fungerar med en telefonbaserad app. Detta gör att du kan ta emot intercomsamtal på din telefonapp, se vem som ringer, prata med dem och ge dem tillträde till ägarföreningen.

CCTV Under senare år har vi lagt till fler kameror och uppgraderingar av systemet. Vi måste alltid komma ihåg att lagarna i Spanien kräver närvaro av polis för att se CCTV när det inte finns en licensierad väktare. Dessutom är det inte tillåtet att placera CCTV för att övervaka offentliga platser, såsom gator. Vi har identifierat ett antal döda vinklar runt ägarföreningen, samt ett ökat säkerhetshot från den nya in- och utgången till NAÔ poolklubben. Tyvärr fortsätter korttidsuthyrningar, och ibland långtidsuthyrningar, att attrahera många oansvariga hyresgäster. Det är allmänt erkänt att många lägenhetsinbrott nuförtiden är insideruppdrag. Tillträdeskontroll förväntas avsevärt förbättra säkerheten, men när budgetar tillåter kommer vi att fortsätta att förbättra CCTV-systemen.

Din lägenhetssäkerhet När vi rullar ut dessa nya säkerhetssystem för hela ägarföreningen är det aldrig en bättre tid för dig att uppgradera din lägenhetssäkerhet om du inte redan gjort det. När vi rullar ut de nya intercomsystemen till din fastighet, om tillräckligt många ägare uttrycker intresse för hemalarmsystem, kan ägarföreningen undersöka ett standardiserat, tillförlitligt alarmsystem till förmånliga priser. Som en del av initiativet att ha en ny enhetlig policy för hyresfastigheter kommer vi att kräva att appbaserade decibelmätare installeras inuti lägenheterna. Dessa kommer att varna ägaren eller deras hyresagent om bullernivåerna är på nivåer som stör deras grannar. Vi hoppas att dessa kan hjälpa till att undvika de konfrontationer som har lett till säkerhetsproblem för ett antal ägare med hyresgäster.

6

Sida 7

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

Väktare till underhållspersonal När sommaruthyrningarna når sin topp kommer diskussionen återigen upp om ägarföreningen behöver anställa traditionella väktare. Vi anser att de åtgärder som beskrivs i denna introduktion till tillträdeskontroll gör detta onödigt. I huvudsak kombineras övergången för 18 månader sedan till att anställa underhållspersonal med en utökad roll väl med det teknikbaserade tillträdeskontrollsystemet. Vi har nu ett dygnet-runt-underhållsprogram 7 dagar i veckan. Även om vår personal inte har formell säkeringsutbildning har de fått tydliga instruktioner om hur de ska reagera på vissa situationer. Utrustad med ägarföreningens telefon kan underhållspersonalen reagera på icke-brådskande säkerhetsproblem och underhållsproblem som skapar säkerhetrisker. För brådskande nödsituationer rekommenderas ägare och deras gäster att kontakta myndigheterna direkt.

Vad ni måste göra nu! Ni måste ordna för att hämta era nyckelkort och fjärrkontrroller. Planen är att de befintliga perimeterkortsnycklarna och garagefärrkontrrollerna slutar fungera från den 22 juli 2024. De nya nyckelkorten och fjärrkontrrollerna är tillgängliga för hämtning på ägarföreningens kontor under padelbanan enligt följande:

1. Miguel är på ägarföreningens kontor måndag till fredag 09:00 till 11:00. Om Miguel har kallats bort till en annan del av ägarföreningen kan ni ringa eller skicka WhatsApp-meddelande till honom på spanska på HELP-telefonen: +34 603 74 16 33 och begära en hämtningstid.

2. Om ni vill hämta nyckelkort och fjärrkontrroller innan systemet går live den 22 juli måste ni skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och meddela vilket datum ni vill ha en tid för hämtning. Det finns 10 tider per dag. Ni kan gå till kontoret utan tid men det kan ta ett tag att hämta och ni kan behöva återkomma en annan dag om det är för många människor inbokade före er.

7

Sida 8

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

3. För att ta emot nyckelkort och fjärrkontrroller måste ni vara registrerade i “ägarnas databas” för varje fastighet ni begär nyckelkort eller fjärrkontrroller för. Ni måste presentera ert pass och NIE-nummer för att få rätt tilldelning. OBS: Om er fastighet är registrerad i ett företagsnamn måste ni bifoga ett auktoriseringsbrev från det företaget till ert e-postmeddelande till Adenjo med följande innehål: Ert namn, passnummer och NIE-nummer.

4. Om ni planerar att hämta era nyckelkort och fjärrkontrroller efter att systemet går live den 22 juli måste ni fortfarande skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och meddela er ankomstdatum och få tillbaka en bekräftelse på när och var ni kan hämta. (Detta beror på att kontoret måndag–fredag 09:00 till 11:00 inte är en obegränsad verksamhet). Hämtningen kommer sannolikt fortfarande att ske inom ägarföreningen eftersom vi har HELP-stöd 24x7.

5. Om ni beslutar att utse någon annan att hämta på er vägnar måste ni (eller det företag som äger fastigheten) fortfarande skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och auktorisera en tredje part: Ni måste inkludera: namn på personen; passnummer; NIE-nummer; och det datum ni vill ha en tid för personen som ska hämta på er vägnar. Den personen måste presentera sitt pass och NIE-nummer när de går för att hämta. Hyresgäster kan inte hämta om Adenjo inte har mottagit auktorisering från ägaren. Auktorisering från en fastighetsagent är inte giltig.

6. Om ni behöver ett extra nyckelkort eller en extra fjärrkontroll måste ni betala via banköverföring till ägarföreningens bankkonto innan hämtning. Ni bör skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och meddela att ni har gjort en banköverföring. (Bevis på överföringen sparar er tid på kontoret. Det är osannolikt att ni får extra nyckelkort eller fjärrkontrroller om det inte finns bevis på betalning.) OBS: Kom ihåg att om ni har obetalda föreningsavgifter och påföljder kommer det att finnas begränsningar för användningen av ert nyckelkort.

8

Sida 9

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

Sammanfattningsvis är den fullständiga omställningen av Señorio-säkerheten ett enormt projekt men det kommer att förbättra säkerheten för ägarnas egendom. Dessutom kommer de nya funktionerna att hjälpa till med de inte obetydliga ansträngningar som görs för att förbättra beteendet hos hyresfastighetsägare, och även de som belastar ägarföreningen med utebliven betalning av avgifter. Genomförandet kommer inte att vara lätt och vi kan behöva revidera en del av vår planering. Vi räknar på er tålamod och stöd för att få det att fungera så smidigt och effektivt som möjligt. Ha en fantastisk sommar, John Riley Ordförande SdA.

9