Sida 1

ARBETSGRUPP – MANDATBESKRIVNING Program för omfattande strukturella reparationer och renovering

Detta mandatbeskrivning upprättar en arbetsgrupp bestående av frivilliga ägare för att assistera Presidenten och Ägarföreningens administration vid analys av alternativ och framtagning av rekommendationer angående förväntade stora omfattande strukturella och infrastruktur-reparationer som påverkar flera bostadshus inom gemenskapen, varav vissa nu bedöms vara brådskande.

Arbetsgruppen verkar i rådgivande kapacitet och har ingen verkställande befogenhet. Formella beslut är Presidentens, Ägarföreningens administratörs och slutligen Ägarsamlingens ansvar i enlighet med Ley de Propiedad Horizontal.

Syftet med arbetsgruppen är att säkerställa att gemenskapen drar nytta av strukturerat ägarmedeltagande vid analys av finansieringsalternativ, utvärdering av byggförslag och stöd för framtagning av välgrundade rekommendationer.

Styrningsstruktur

Presidenten behåller övergripande ledarskap och slutgiltig beslutsfattning. Han kan närvara vid arbetsgruppsmöten, begära uppdateringar eller ändra arbetsomfattningen vid behov för att säkerställa överensstämmelse med Ägarföreningens intressen. Till exempel: Ägares risk- och effektöverväganden; och AFO-processen för att regularisera 3 byggnader.

Alla rekommendationer som utvecklas av arbetsgruppen kommer slutligen att rapporteras till Presidenten.

Rådgivande grupp

Den rådgivande gruppen bestående av de redan engagerade i projektet tillhandahåller professionell expertis, institutionell kunskap och teknisk expertis för att vägleda arbetsgruppernas arbete. Den rådgivande gruppen granskar fynd, klargör tekniska frågor och assisterar vid tolkning av finansiell eller byggdokumentation.

Den rådgivande gruppen är uppdelad i två funktionella områden:

Teknisk rådgivning • Victor Porras – Webbplatsansvarig • Francisco Manuel López Chacón – Senior Technical Architect

Finans- och juridisk rådgivning • Adenjo – Community Administrator • Gerry Burke – Community Vice President (Finance)

Sida 2

Arbetsgrupper

1. Projektfinansiering Arbetsgrupp Ansvarig för analys av finansieringsalternativ och utvärdering av möjliga finansieringsstrukturer för projektet.

Ledare • Rania Moumni – Mezquita

Medlemmar • Angelique Flag - Giralda • Omar El Figuigui – Triana • Per Nyberg Bergfors – Mezquita

Ansvarsområden inkluderar: • utvärdering av potentiella bankfinansieringsalternativ • granskning av lånestrukturer och återbetalningsscenarier • utvärdering av lånesäkerhetskrav • bedömning av potentiell finansiell och säkerhetspåverkan på ägare • framtagning av jämförande finansieringsscenarier • utvärdera återbetalningsscenarier för ägare som väljer att inte ta ett banklån • bedömning av påverkan av långtida gäldenärer på finansieringsdynamiken

Viktiga slutprodukter En rapport som presenterar tillgängliga finansieringsalternativ och finansiella scenarier

2. Byggkonstruktion Utvärdeningsarbetsgrupp Ansvarig för granskning av teknisk dokumentation och assistans med utvärdering av byggbudgetar.

Ledare • Ghada Al Naimi – Giralda

Medlemmar • Anders Tibor Rupp – Alhambra • Maan Niman Alyan – Mezquita

Sida 3

• Jan Schilder – Doñana

Ansvarsområden inkluderar: • granskning av teknisk projektdokumentation • assistans vid identifikation av kvalificerade entreprenörer inklusive upp till två ytterligare än de redan presenterade på extra föreningsstämman • stöd för “förfrågan om förslag”-processen • granskning av entreprenörs byggförslag • identifikation och avstämning av större skillnader i omfattning, pris eller schema • identifikation av viktiga projektrisker och överväganden baserade på den granskade informationen

Viktiga slutprodukter • En jämförande utvärdering av entreprenörs budgetar och tekniska förslag • En sammanfattning av viktiga projektrisker och överväganden

Arbetsgruppskommunikation Koordinator • Ilan Sluis – Doñana

Koordinatorns roll är att underlätta glatt informationsflöde mellan de två arbetsgrupperna, den rådgivande gruppen och Presidenten.

Koordinatorns ansvarsområden inkluderar: • assistans vid koordinering av Zoom och personliga möten mellan parterna • stöd för koordinering av informationsbegäranden • etablering av ett dokumentlager för delad dokumentation • assistans för att säkerställa transparens i informationsflödet

Förfrågan om information

Förfrågan om stora datamängder, klargörande eller teknisk information bör normalt härstamma från relevanta arbetsgruppledaren. Om lämpligt kan dessa förfrågan samordnas med assistans från arbetsgruppkoordinatorn.

Förfrågan kan riktas till: • medlemmar av den rådgivande gruppen

Sida 4

• arkitekter eller tekniska konsulter • banker eller finansinstitutioner • byggföretag som deltar i anbudprocessen

För att säkerställa transparens och god samordning bör Presidenten och den rådgivande gruppen underrättas minst 48 timmar före början av någon formell kommunikation eller engagemang med externa parter. När kommunikation är etablerad bör gruppledaren säkerställa att diskussioner är antecknade.

Dokumenthantering

Ett centralt digitalt dokumentlager som ska upprättas av koordinatorn för att lagra projektdokumentation på ett ställe. Typiska mappar kan inkludera: • teknisk projektdokumentation • entreprenörs anbuddokumentation • entreprenörs förslag • finansiella förslag från banker • arbetsgrupprapporter • mötesanteckningar och sammanfattningar

Åtkomsten kommer att struktureras för att möjliggöra arbetsgruppmedlemmarnas lämpliga åtkomst samtidigt som sekretess för känsligt material upprätthålls.

All projektrelaterad dokumentation bör lagras i detta centrala lager för att säkerställa transparens och undvika fragmentering av information.

Möten och statusuppdateringar

För att erkänna att varje undergrupp kanske vill veta vad som händer i den andra gruppen organiseras ett tvåveckors Zoom-möte av Koordinatorn. Varje arbetsgrupp kan organisera interna möten efter behov.

Korta statusuppdateringar kan upprättas veckovis och delas med Presidenten och den rådgivande gruppen som presenterar: • genomfört arbete • viktiga fynd eller problem • förfrågan om ytterligare information

Sida 5

• nästa planerade steg

Sekretess

Viss information som är involverad i projektet kan vara kommersiellt känslig, inklusive: • entreprenörspriser • finansiella förslag från banker • tekniska rapporter • juridisk eller ingenjörsrådgivning

Sådan information bör behandlas som konfidentiell och delas endast inom arbetsgrupper, rådgivande grupp, President och administratör om inte annat är godkänt.

Arbetssätt

Medlemmar förväntas samarbeta konstruktivt, dela relevant information och upprätthålla tydlig kommunikation genom den överenskomna strukturen. Syftet med initiativet är att assistera Ägarföreningen vid att nå välinformerade beslut angående framtida reparation och underhåll av byggnaderna.

Utfärdat för Ägarföreningen räkning, John Riley President SdA Mars 2026.