Sida 1

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024 INTRODUKTION TILL ÅTKOMSTKONTROLL DENNA KOMMUNIKATION INNEHÅLLER VIKTIG INFORMATION FÖR ATT MÖJLIGGÖRA ER FRAMTIDA ÅTKOMST TILL ÄGARFÖRENINGEN. Bakgrund Vid AGM 2022 fattades ett beslut om att helt omarbeta säkerhetssystemet för ägarföreningen. Kombinationen av bemannad säkerhet (väktare) och tekniska system (övervakningskameror, interfonöversystem och lätt att duplicera nycklar och fjärrkontrroller) kunde inte ge tillräckligt effektiv säkerhet. Dessutom har säkerhetsentreprenörer inte bara höjt sina priser, utan underhållskostnaderna för den gamla utrustningen har också blivit långt ifrån optimala. Det praktiska genomförandet av ett nytt system utgår från följande:

• Hela systemet har en engångskostnad på cirka € 150-160k. Detta är fördelaktigt jämfört med vad vi tidigare spenderade årligen på väktare. Trots detta kräver budgetpressningen att vi implementerar det fullständiga systemet under två räkenskapsår beroende på utbyggnadstakten.

1 ER NYA NYCKELKORT OCH GARAGEFERNKONTROLL

Sida 2

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

• Ingen installation är identisk med en annan. Ägarföreningens konfiguration och arkitektur avgör systemet. Även om vi har en teoretisk plan är det mycket troligt att vi behöver justera denna när vi lär oss av systemets prestanda och ägarnas återkoppling.

Grundläggande strategi Systemet för åtkomst till ägarföreningen för fastighetsägare kommer att utvecklas för att omfatta:

• Perimeterns fotgängaringångar öppnas med ett elektroniskt nyckelkort.
• Simhalls- och paddeltennisbanornas grindar öppnas med samma nyckelkort
• Portalingångar öppnas med samma nyckelkort
• Hissar öppnas med samma nyckelkort
• Utfart från garager till portaler med samma nyckelkort, under förutsättning att brandskyddsreglerna kan följas.
• Garagedörrar öppnas med ett uppgraderat fjärrkonrollsystem

Hierarki för användning

• Lägenhetägare med parkering och förråd har åtkomst till: Fotgängaringångar, garager, förråd, simhallar och portaler via nyckelkort och fjärrkontrroller.
• Endast garagägare har en fjärrkontroll för att öppna garagegrindarna
• Endast förrådsägare har ett nyckelkort för att komma åt sitt förråd

Omfattning av åtkomst

• Nyckelkort öppnar alla perimetergrindar och garagets sidodörrar
• Nyckelkort är byggnad- och portalspecifika och fungerar inte i andra byggnader
• Garagefernkontroller är garagespecifika

2

Sida 3

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

Utbyggnadsplan

• En fasvis utbyggnad syftar till att undvika misstag och störningar för ägarna, och viktigt nog att garantera det slutliga systemets integritet. Denna fasindelning kommer att vara:

• Fas 1 – Perimetersäkerhet. Detta omfattar alla fotgängaringångar, garagedörrar, simhallar och paddeltennisbanor.

• OBS. Med tanke på att vi nu är mitt i sommaren är vi medvetna om att det finns många gäster i ägarföreningen och detta kan komplicera utbyggnaden.

• Fas 2 – Integration av nyckelkortssystemet med befintliga portaldörrar i varje byggnad.

• Fas 3 – Installation av nya glaskdörrar inuti varje portal med åtkomst aktiverad av nyckelkorten. Installation av åtkomstkontroll på hissarna för att ytterligare stärka säkerheten.

För att vara helt tydlig: Fas 1 startar nu, så ni måste agera enligt instruktionerna som presenteras senare i detta cirkulär. Efterföljande faser kommer att rullas ut i lämplig tid och med förvarning.

Nekad åtkomst

Att neka åtkomst är ett nyckelelement i systemet. Här är några exempel på när det kan tillämpas:

• Lagen tillåter en ägarförening att neka vissa tjänster till ägare som inte har betalat sina föreningsavgifter. Vi vet att detta är ett stort problem för Señorio, så åtkomstkontroll kommer att användas för att neka icke-betalare och deras gäster åtkomst till simhallarna och paddeltennisbanorna

• De som parkerar på andra människors parkeringsplatser kan få sin fjärrkontroll avstängd. Detta kan också gälla de som fortsätter att lagra föremål i sitt garageutrymme och skapar brandrisker och gör gemensam försäkring ogiltig

• Gästarbetare såsom de som är engagerade i renoveringar som bryter mot spansk lagstiftning och ägarföreningens regler kan få begränsad åtkomst

3

Sida 4

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

• Ihållande asocialt beteende från hyresgäster som stör andra medlemmar i ägarföreningen eller skadar egendom eller bryter mot grundläggande ägarföreningsregler kan övervägas för begränsad åtkomst

Systemhantering

Alla nyckelkort och fjärrkontrroller drivs av ett mjukvarusystem som kontrolleras av administrationen på plats. Nyckelkort och fjärrkontrroller kan inte dupliceras utanför systemet och detta är grundläggande för att upprätthålla systemets integritet. Varje nyckelkort och fjärrkontroll är ägarspecifik och systemet håller reda på dem. Det registrerar tid och plats för användning vid varje åtkomstsensor som är placerad i hela ägarföreningen. Systemet är programmerat för att “neka åtkomst” vid fel portal eller vid simhallen för ägare med föreningsavgiftsskulder. Ägare kommer att tilldelas ett begränsat antal nyckelkort och fjärrkontrroller. Om de går förlorade och en ersättning tillhandahålls, stängs originalet av och är inte längre användbart. Detta är för att begränsa spridningen av nyckelkort och fjärrkontrroller, vilket enligt erfarenheten från det nuvarande systemet allvarligt försvagar ägarföreningens säkerhet.

Distribution av nyckelkort och fjärrkontrroller

Även om Señorio omfattar 250 lägenhetägare har vi betydligt fler än så på grund av garage- och förrådsägare som inte äger en lägenhet. För att hålla kostnaderna nere och hålla logistiken så enkel som möjligt är distributionen av nyckelkort och fjärrkontrroller planerad enligt följande.

Lägenhetägare

• 2-rums* lägenheter tilldelas 3 nyckelkort.
• 3-rums* lägenheter tilldelas 4 nyckelkort. Det finns möjlighet att köpa 1 extra nyckelkort för € 50.

4

Sida 5

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

• Antalet rum bestäms av vad som är skrivet i fastighetens Nota Simple, och inte av ändringar som gjorts på fastigheten. Om ditt förråd är i en annan portal kommer dina nyckelkort att programmeras för att tillåta åtkomst till båda portalerna. Du kommer inte att få ytterligare nyckelkort oavsett hur många förråd du äger eller var de är belägna. Sidodörrarna till garager fungerar med ditt nyckelkort. För att ersätta ett förlorat nyckelkort kostar € 100. (Förlorade nyckelkort kommer att inaktiveras)

Garageplatsägare

• En parkeringsplats för en bil tilldelas 1 fjärrkontroll.
• En tvåbilsplats tilldelas 2 fjärrkontrroller. För att ersätta en förlorad fjärrkontroll kostar € 100. (Förlorade fjärrkontrroller kommer att inaktiveras)

Förråd (Gäller personer som inte äger en lägenhet)

• Om du endast äger ett förråd tilldelas du 1 nyckelkort. Detta kommer att programmeras för åtkomst via perimeterns fotgängaringångar och portalen där ditt förråd är beläget. Om du inte äger en parkeringsplats kommer du inte att få åtkomst till garager för att parkera på någon annans privata plats eller blockera körvägar.

Interfonöversystem

Interfonöversystemet är ovanligt “utrustningstunga” eftersom vi har 5 perimetringångar och 50 portalingångar, var och en med en kontrollpanel. Kretskorten i dessa 23 år gamla paneler har havererat under ett antal år. Ersättningar finns inte längre tillgängliga och skräddarsydda reparationer är dyra. Genom att dock använda samma tillverkare och underhållsföretag för både ett nytt interfonöversystem och åtkomstkontroll har vi väsentligt reducerat kostnaden

5

Sida 6

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

för interfonöversystem från cirka € 60k till drygt € 20k. Arbetet kommer att påbörjas med att ersätta interfonöversystemen när vi rullar ut fas 1 och 2 av åtkomstkontroll. En egenskap hos det nya interfonöversystemet är att du förutom en intern telefon och videoskärm liknande vad du har idag har möjlighet att uppgradera till en WiFi-version som fungerar med en telefonbaserad app. Detta gör att du kan ta emot interfonsamtal på din telefonapp, se vem som ringer, prata med dem och ge dem åtkomst till ägarföreningen.

Övervakningskameror

Under senare år har vi lagt till fler kameror och uppgraderingar av systemet. Vi måste alltid komma ihåg att lagarna i Spanien kräver närvaro av polisen för att se övervakningskameror där det inte finns någon licensierad väktare. Dessutom är det inte tillåtet att placera övervakningskameror för att se offentliga platser, såsom gator. Vi har identifierat ett antal döda vinklar runt ägarföreningen, samt ett ökat säkerhetshot som följer av den nya ingången/utgången till NAÔ poolklubben. Tyvärr fortsätter korttidshyrningar, och ibland långtidshyrningar, att attrahera många oansvariga klienter. Det är allmänt erkänt att många lägenhetsinbrott nuförtiden är insideruppdrag. Åtkomstkontroll förväntas avsevärt förbättra säkerheten men när budgetar tillåter kommer vi att fortsätta att förbättra övervakningskamerasystemen.

Din lägenhetssäkerhet

När vi rullar ut dessa nya ägarföreningsövergripande säkerhetsmått är det aldrig en bättre tid för dig att uppgradera din lägenhetssäkerhet om du inte redan gjort det. När vi rullar ut de nya interfonöversystemen till din fastighet, om tillräckligt många ägare uttrycker intresse för hemlarmsystem, kan ägarföreningen undersöka ett standardiserat, tillförlitligt larmsystem till förmånliga priser. Som en del av initiativet att ha en ny enhetlig policy för hyresfastigheter kommer vi att inkludera ett krav på appbaserade decibelmätare som installeras inuti lägenheter. 6

Sida 7

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

Dessa kommer att varna ägaren, eller deras hyresagent, om att bullernivåerna är på nivåer som är störande för deras grannar. Vi hoppas att dessa kommer att hjälpa till att undvika de konfrontationer som har lett till säkerhetsproblem för ett antal ägare med hyresgäster.

Säkerhetsvakter till underhållspersonal

När sommaruthyrningarna når sin topp kommer samtalet återigen upp till om ägarföreningen behöver anställa traditionella väktare. Vi tror att de åtgärder som beskrivs i denna introduktion till åtkomstkontroll gör detta onödigt. I huvudsak kombineras flytten för 18 månader sedan till att anställa underhållspersonal med en utökad roll väl med det teknikbaserade åtkomstkontrollsystemet. Vi har nu ett dygnet-runt-underhållsprogram 7 dagar i veckan. Även om vår personal inte har formell säkerhetskompetens har de fått tydliga instruktioner om hur de ska reagera på vissa situationer. Utrustad med ägarföreningens telefon kan underhållspersonalen reagera på icke-brådskande säkerhetsproblem och underhållsproblem som skapar säkerhetrisker. För brådskande nödsituationer rekommenderas ägare och deras gäster att kontakta myndigheterna direkt.

Vad ni måste göra nu!

Ni måste ordna för att hämta era nyckelkort och fjärrkontrroller. Planen är att de befintliga perimetringångsnycklarna och garagefernkontrollerna slutar fungera från den 22 juli 2024. De nya nyckelkorten och fjärrkontrrollerna är tillgängliga för hämtning på ägarföreningens kontor under paddeltennisbanorna enligt följande:

1. Miguel är på ägarföreningens kontor måndag till fredag 09:00 till 11:00. Om Miguel har kallats bort till en annan del av ägarföreningen kan du ringa eller Whatsappa honom på spanska på HELP-telefonen: +34 603 74 16 33 och begära en hämtningstid.

2. Om du vill hämta nyckelkort och fjärrkontrroller innan systemet går live den 22 juli måste du skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och informera vilket datum du

7

Sida 8

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

vill ha en tid för hämtning. Det finns 10 tider per dag. Du kan gå till kontoret utan tid men det kan ta ett tag att hämta och du kan behöva återkomma en annan dag om det är för många människor inbokade före dig.

3. För att ta emot nyckelkort och fjärrkontrroller måste du vara registrerad i “ägarnas databas” för var och en av de fastigheter du begär nyckelkort eller fjärrkontrroller för. Du måste presentera ditt pass och NIE-nummer för att få rätt tilldelning. OBS. Om din fastighet är registrerad på ett företagsnamn måste du bifoga ett auktoriseringsbrev från det företaget till ditt e-postmeddelande till Adenjo som anger: Ditt namn, passnummer och NIE-nummer.

4. Om du planerar att hämta dina nyckelkort och fjärrkontrroller efter att systemet går live den 22 juli måste du fortfarande skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och informera ditt ankomstdatum och få tillbaka från dem en bekräftelse på när och var du kan hämta. (Detta beror på att kontoret måndag-fredag 09:00 till 11:00 inte är en obegränsad verksamhet). Hämtning kommer sannolikt fortfarande att vara inne i ägarföreningen eftersom vi har 24x7 HELP-supportpersonal.

5. Om du beslutar att utse någon annan att hämta på dina vägnar måste du (eller det företag som äger fastigheten) fortfarande skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och auktorisera en tredje part: Du måste inkludera: Namn på personen; passnummer; NIE-nummer; och det datum du vill ha en tid för den person som kommer att hämta på dina vägnar. Den personen måste presentera sitt pass och NIE-nummer när de går för att hämta. Hyresgäster kan inte hämta om Adenjo inte har mottagit auktorisering från ägaren. Auktorisering från en fastighetsagent är inte giltig.

6. Om du behöver ett extra nyckelkort eller en extra fjärrkontroll måste du betala via banköverföring till ägarföreningens bankkonto innan hämtning. Du bör skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och informera att du har gjort en banköverföring. (Bevis på överföringen sparar dig tid på kontoret. Du kommer sannolikt inte att få extra nyckelkort eller fjärrkontrroller om det inte finns bevis på betalning) OBS. Kom ihåg att om du har obetalda föreningsavgifter och påföljder kommer det att finnas begränsningar för användningen av ditt nyckelkort.

8

Sida 9

SEÑORIO DE ALOHA ORDFÖRANDES CIRKULÄR JUNI 2024

Sammanfattningsvis är den fullständiga omarbetningen av Señorio-säkerheten ett enormt projekt men det kommer att förbättra ägarnas egendomssäkerhet. Dessutom kommer de nya funktionerna att hjälpa till med de inte obetydliga ansträngningar som görs för att förbättra beteendet hos hyresfastighetsägare, och även de som belastar ägarföreningen med utebliven betalning av avgifter. Genomförandet kommer inte att vara lätt och vi kan behöva revidera några av våra tankar. Vi räknar på er tålamod och stöd för att få det att fungera så smidigt och effektivt som möjligt.

Ha en bra sommar,

John Riley Ordförande SdA.

9