Sida 1

SEÑORIO DE ALOHA PRESIDENTS CIRCULAR JUNI 2024 INTRODUKTION TILL ÅTKOMSTKONTROLL Denna kommunikation innehåller viktig information för att underlätta er framtida åtkomst till gemenskapen.

Bakgrund

På föreningsstämman 2022 beslutades att genomföra en omfattande omstrukturering av säkerhetslösningen för gemenskapen. Kombinationen av mänsklig säkerhet (vaktpersonal) och system (CCTV, intercom och enkel att duplicera nycklar och fjärrkontroller) var inte tillräckligt effektivt. Dessutom har säkerhetsföretagens priser ökat och underhållskostnaderna för gamla utrustning har blivit suboptimala.

Den praktiska tillvägagångssättet för implementering av ett nytt system erkänner:

• Hela systemet har en en gång betald kapitalkostnad på cirka 150-160 000 euro. Detta jämfört med vad vi tidigare spenderade årligen med säkerhetsföretag. Även om trycket på budgeten kräver att vi implementerar hela systemet över två finansiella år beroende på hur snabbt utrullningen går.

1 DIN NYA NYCKELFÄST & GARAGEFJÄRRKONTROLL

Sida 2

SEÑORIO DE ALOHA PRESIDENTS CIRCULAR JUNI 2024

• Inga två installationer är lika. Gemenskapens konfiguration och arkitektur bestämmer systemet. Även om vi har en teoretisk plan är det sannolikt att vi behöver justera den när vi lär oss av systemets prestanda och ägarens feedback.

Grundläggande Strategi

Systemet för åtkomst till gemenskapen för fastighetsägare kommer att utvecklas till att inkludera:

• Perimeterramperentréer kommer att öppnas med en elektronisk nyckelfäst.
• Simpelspels- och Padelhallsgator kommer att öppnas med samma nyckelfäst.
• Portalentréer kommer att öppnas med samma nyckelfäst.
• Hisser kommer att öppnas med samma nyckelfäst.
• Utgångar från garage till portalerna med samma nyckelfäst, under förutsättning att man kan uppfylla brandregler.
• Garageportar kommer att öppnas med ett uppgraderat fjärrkontrollsystem.

Hierarki av Användning

• Fastighetsägare med parkerings- och förvaringsrum kommer att ha åtkomst till: Pedestrianentréer, garage, förvaringsrum, simhallar och portalentréer via nyckelfäst och fjärrkontroller.
• Garageägare kommer att ha en fjärrkontroll för att öppna garageportarna.
• Förvaringsrumsinnehavare kommer att ha ett nyckelfäst för att öppna sitt rum.

Uppfyllande av Åtkomst

• Nyckelfästen kommer att öppna alla perimeterramperentréer och garage sidodörrar.
• Nyckelfästen kommer att vara byggnad- och portal-specifika och kommer inte att fungera i andra byggnader.
• Fjärrkontroller kommer att vara garage-specifika.

2

Sida 3

SEÑORIO DE ALOHA PRESIDENTS CIRCULAR JUNI 2024 Utrullningsplan

• En faserad utrullning syftar till att undvika misstag och störningar för ägarna, och viktigast av allt att garantera systemets integritet. Denna faserande kommer att:
• Fas 1 - Perimeterramperesäkerhet. Detta inkluderar alla pedestrianentréer, garageportar, simhallar och Padelhallar.
• NB. Eftersom vi nu är i sommar är vi medvetna om att det finns många gäster i gemenskapen och detta kan försvåra utrullningen.
• Fas 2 - Integrering av nyckelfästsystemet med befintliga portalentréer i varje byggnad.
• Fas 3 - Installation av nya glasdörrar inuti varje portal med entré aktiverad av nyckelfästen. Installation av åtkomstkontroll på hissar för att ytterligare förstärka säkerheten.

Tillämpliga Åtkomst

Tillämplig åtkomst är en viktig del av systemet. Här är några exempel på var det kan tillämpas:

• Lagen tillåter en gemenskap att neka vissa tjänster till ägare som inte har betalat sina gemenskapsavgifter. Vi vet att detta är ett stort problem för Señorio, så åtkomstkontroll kommer att användas för att neka icke-betalare och deras gäster åtkomst till simhallar och Padelhallar.
• De som parkerar i andra människors parkeringsplatser kan ha sin fjärrkontroll avstängd. Detta kan också gälla för dem som beständigt lagrar saker i sina garageutrymmen och skapar en brandrisk och ogiltiggar gemenskapsförsäkringen.
• Gästpersonal som engagerats för reparationer som bryter mot spanska lagliga normer och gemenskapsregler kan ha åtkomsten begränsad.

3

Sida 4

SEÑORIO DE ALOHA PRESIDENTS CIRCULAR JUNI 2024

• Beständig anti-social aktivitet från hyresgäster som stör andra medlemmar i gemenskapen eller skadar egendom eller bryter mot grundläggande gemenskapsregler kan övervägas för begränsad åtkomst.

Systemhantering

Alla nyckelfästen och fjärrkontroller kör på ett programsystem som kontrolleras av den påplatsa administrationen. Nyckelfästen och fjärrkontroller kan inte dupliceras utanför systemet och detta är grundläggande för att upprätthålla systemets integritet.

Varje nyckelfäst och fjärrkontroll är ägare-specifik och systemet håller reda på dem. Det registrerar tid och plats av användning vid varje åtkomstsensor i gemenskapen. Systemet är programmerat för att “neka åtkomst” vid fel portal eller vid simhallen för gemenskapsavgiftsskuldsbetalare.

Ägare kommer att tilldelas en begränsad mängd nyckelfästen och fjärrkontroller. Om de förloras och en ersättning tillhandahålls, kommer den ursprungliga att avstängas och kan inte längre fungera. Detta är för att begränsa spridningen av nyckelfästen och fjärrkontroller, som har visat sig svaga för gemenskapens säkerhet.

Fördelning av Nyckelfästen och Fjärrkontroller

Även om Señorio består av 250 lägenhetsägare har vi betydligt fler på grund av garage- och förvaringsrumsinnehavare som inte äger en lägenhet. För att innehålla kostnader och hålla logistiken så enkel som möjligt planeras fördelningen av nyckelfästen och fjärrkontroller som följer:

Lägenhetsägare

• 2-sovrumslägenheter kommer att tilldelas 3 nyckelfästen.
• 3-sovrumslägenheter kommer att tilldelas 4 nyckelfästen. Det finns en möjlighet att köpa ytterligare ett nyckelfäst för 50 euro.

4

Sida 5

SEÑORIO DE ALOHA PRESIDENTS CIRCULAR JUNI 2024 *Antalet sovrum bestäms av vad som står skrivet i Nota Simple för fastigheten och inte av ändringar som utförts på fastigheten. Om ditt förvaringsrum ligger i en annan portal kommer dina nyckelfästen att programmeras för att låta dig ha åtkomst till båda portaler. Du kommer inte att få ytterligare nyckelfästen oavsett hur många förvaringsrum du äger eller deras placering.

Sidodörrarna till garagen kommer att fungera med ditt nyckelfäst.

Att ersätta ett förlorat nyckelfäst kommer att kosta 100 euro. (Förlorade nyckelfästen kommer att avstängas)

Garageutrymmesägare

• En en-car-parkeringsplats kommer att tilldelas 1 fjärrkontroll.
• En två-car-parkeringsplats kommer att tilldelas 2 fjärrkontroller.

Att ersätta ett förlorat fjärrkontroll kommer att kosta 100 euro. (Förlorade fjärrkontroller kommer att avstängas)

Förvaringsrum (Tillämpligt för personer som inte äger en lägenhet)

• Om du bara äger ett förvaringsrum kommer du att tilldelas 1 nyckelfäst. Detta kommer att programmeras för att låta dig ha åtkomst till perimeterramperentréerna och portalen där ditt förvaringsrum ligger. Om du inte äger en parkeringsplats kommer du inte att få åtkomst till garagen för att parkera i någon annans privatplats eller blockera infarter.

Intercom-system

Intercom-systemet är ovanligt “utrustningshäftigt” eftersom vi har 5 perimeterramperentréer och 50 portalentréer, var och en med en kontrollpanel. De cirkuitelement i dessa 23-åriga paneler har misslyckats under en lång tid. Ersättningsdelar finns inte längre tillgängliga och anpassade reparationer är dyra.

Emellertid kan vi genom att använda samma tillverkare och underhållsföretag för både ett nytt intercom-system och åtkomstkontroll ha reducerat kostnaden för intercom-systemet från cirka 60 000 euro till cirka 20 000 euro. Arbetet med att ersätta intercom-systemet kommer att börja när vi utrullar fas 1 och 2 av åtkomstkontrollen.

Ett drag av det nya intercom-systemet är att du, utöver en inre telefon och videomaskin liknande vad du har idag, kommer att ha möjlighet att uppgradera till ett WiFi-version som fungerar med en mobilapplikation. Detta kommer att låta dig ta emot intercom-anrop på din mobilapplikation, se vem som ringer, prata med dem och låta dem låta dig ha åtkomst till gemenskapen.

CCTV

Under de senaste åren har vi lagt till fler kameror och uppgraderat systemet. Vi måste alltid ha i åtanke att lagar i Spanien kräver närvaron av polisen för att titta på CCTV där det inte finns en licensierad vaktpersonal. Dessutom är det inte tillåtet att placera CCTV för att övervaka allmänna platser, såsom gator.

Vi har identifierat flera svarta hål runt gemenskapen, samt en ökad säkerhetsrisk som orsakas av den nya ingången/utgången till NAÔ poolklubben. Tyvärr lockar korttidsuthyrningar och ibland långtidsuthyrningar många ansvarslösa kunder. Det är allmänt känt att många lägenhetsbrott idag är inifrån jobb. Åtkomstkontroll förväntas förbättra säkerheten, men när budgeten tillåter kommer vi att fortsätta att förbättra CCTV-systemet.

Din lägenhets säkerhet

När vi utrullar dessa nya gemenskapsövergripande säkerhetsåtgärder är det aldrig ett bättre tillfälle för dig att uppgradera din lägenhets säkerhet om du inte redan har gjort det. När vi utrullar de nya intercom till din fastighet, om tillräckligt många ägare uttrycker intresse för hemlarm, kan gemenskapen undersöka en standard, tillförlitlig hemlarmssystem på förmånliga villkor.

Som en del av initiativet att ha en ny enhetlig policy för uthyrda fastigheter kommer vi att kräva att inbyggda decibelmätare med mobilapplikation installeras i lägenheterna. Dessa kommer att varna ägaren eller deras hyresgäst om ljudnivåerna är på nivåer som stör grannarna. Vi hoppas att dessa kommer att hjälpa till att undvika konfrontationer som har lett till säkerhetsproblem för flera ägare med hyresgäster.

Vaktpersonal till underhållspersonal

När sommarrummen når sin topp kommer diskussionen att återvända till om gemenskapen behöver anställa traditionell vaktpersonal. Vi tror att de åtgärder som beskrivs i denna introduktion till åtkomstkontroll negativt mot detta. I grunden kombinerar den 18 månader gamla anställningen av underhållspersonal med en förstärkt roll väl med tekniskt baserad åtkomstkontroll.

Vi har nu en rundur-klocka underhållsprogram 7 dagar i veckan. Även om våra personal inte har formell säkerhetsutbildning har de fått tydliga instruktioner om hur de ska svara på vissa situationer. Utrustade med gemenskapsföretaget kommer underhållspersonalen att kunna svara på icke-urgenta säkerhetsproblem och underhållsfrågor som skapar en säkerhetsrisk. För akuta nödsituationer uppmanas ägare och deras gäster att kontakta de allmänna myndigheterna direkt.

Vad Du Måste Gör Nu!

Du måste organisera dig för att samla in dina nyckelfästen och fjärrkontroller.

Planen är att de befintliga perimeterramperentréerna och garageremotsidörrarna ska sluta fungera från den 22 juli 2024.

De nya nyckelfästen och fjärrkontrollerna är tillgängliga för insamling i gemenskapskontoret under Padelhallen enligt följande:

1. Miguel kommer att vara på gemenskapskontoret måndag till fredag 09:00 till 11:00. Om Miguel har blivit kallad bort till en annan del av gemenskapen kan du ringa eller skicka ett meddelande till honom på hjälptelefonen: +34 603 74 16 33 & begära en insamlings tid.

2. Om du vill samla in nyckelfästen och fjärrkontroller innan systemet går live den 22 juli måste du skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och meddela datumet du vill ha en tid för insamling. Det finns 10 tider per dag. Du kan gå till kontoret utan tid, men det kan ta tid att samla in och du kan behöva återvända en annan dag om det finns för många personer bokade före dig.

3. För att få nyckelfästen och fjärrkontroller måste du vara registrerad i “ägarens databas” för varje fastighet du begär nyckelfästen eller fjärrkontroller för. Du kommer att behöva presentera ditt pass och NIE-nummer för att få rätt tilldelning.

NB. Om din fastighet är i ett företagsnamn kommer du att behöva bifoga ett brev om auktorisation från det företaget som innehåller: Ditt namn, passnummer och NIE-nummer.

4. Om du planerar att samla in dina nyckelfästen och fjärrkontroller efter att systemet går live den 22 juli måste du fortfarande skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och meddela din ankomstdatum och få tillbaka en bekräftelse på när och var du kan samla in.

5. Om du bestämmer dig för att nominera någon annan att samla in på din vägnar måste du (eller företaget som äger fastigheten) fortfarande skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och auktorisera en tredje part: Du måste inkludera: Namnet på personen, passnumret, NIE-numret och datumet du vill ha en tid för personen som kommer att samla in på din vägnar. Den personen kommer att behöva presentera sitt pass och NIE-nummer när de går till insamlingen. Hyresgäster kan inte samla in om Adenjo inte har mottagit auktorisation från ägaren. Auktorisation från en fastighetsmäklare kommer inte att vara giltig.

6. Om du kräver ett ytterligare nyckelfäst eller fjärrkontroll måste du betala med banköverföring till gemenskapsbankkontot innan insamling. Du bör skicka ett e-postmeddelande till Adenjo och meddela att du har gjort en banköverföring. (Beviset för överföringen kommer att spara dig tid på kontoret. Du är sannolikt inte att få ytterligare nyckelfästen eller fjärrkontroller om det inte finns bevis på betalning.)

NB. Kom ihåg att om du har obetalda gemenskapsavgifter och påföljder kommer det att finnas begränsningar på användningen av ditt nyckelfäst.

Sida 8

SEÑORIO DE ALOHA PRESIDENTS CIRCULAR JUNI 2024 I sammandrag är den fullständiga omstruktureringen av Señorios säkerhet en stor uppgift, men den kommer att förbättra säkerheten och säkerheten för ägarnas egendom. Dessutom kommer de nya funktionerna att hjälpa till att förbättra beteendet hos hyresgäster och även de som belastar gemenskapen med obetalda avgifter. Implementeringen kommer inte att vara lätt och vi kan behöva revidera några av våra tankar. Vi räknar med er tålamod och stöd för att göra det hela så smidigt och effektivt som möjligt.

Ha en bra sommar, John Riley President SdA.

9