Page 1

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 INTRODUCTION AU CONTRÔLE D’ACCÈS CETTE COMMUNICATION CONTIENT DES INFORMATIONS IMPORTANTES POUR PERMETTRE VOTRE ACCÈS FUTUR À LA COPROPRIÉTÉ. Contexte Une décision a été prise lors de l’assemblée générale ordinaire de 2022 pour reformuler complètement l’approche de sécurité de la Copropriété. La combinaison de sécurité humaine (gardiens) et de systèmes (vidéosurveillance, interphones et clés et télécommandes faciles à dupliquer) n’a pas été capable de fournir une sécurité efficace. De plus, non seulement les prestataires de sécurité ont augmenté leurs tarifs, mais les coûts d’entretien des équipements anciens sont devenus sous-optimaux. L’approche pragmatique pour la mise en œuvre d’un nouveau système reconnaît : - Le système complet a un coût d’investissement unique d’environ 150-160k €. Cela se compare favorablement à ce que nous avions l’habitude de dépenser annuellement auprès des prestataires. Néanmoins, la pression sur les budgets exige que nous mettions en place le système complet sur deux exercices financiers en fonction du rythme du déploiement. 1 VOTRE NOUVELLE CLÉ ÉLECTRONIQUE ET TÉLÉCOMMANDE DE GARAGE

Page 2

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 - Aucune installation n’est identique. La configuration et l’architecture d’une copropriété dictent le système. Bien que nous ayons un plan théorique, il est très probable que nous devions l’ajuster à mesure que nous apprendrons de la performance du système ainsi que des retours des propriétaires. Stratégie de Base Le système d’entrée à la Copropriété pour les propriétaires évoluera pour inclure : - Les entrées piétonnes périphériques s’ouvriront avec une clé électronique. - Les portes de la piscine et du court de padel s’ouvriront avec la même clé électronique - Les entrées des immeubles s’ouvriront avec la même clé électronique - Les ascenseurs s’ouvriront avec la même clé électronique - La sortie des garages vers les immeubles avec la même clé électronique, sous réserve de pouvoir respecter la réglementation incendie. - Les portes des garages s’ouvriront avec un système de télécommande amélioré Hiérarchie d’Utilisation - Les propriétaires d’appartements disposant d’une place de parking et d’un débarras auront accès à : Entrées piétonnes, garages, débarras, piscines et immeubles via clés électroniques et télécommandes. - Les propriétaires de garage uniquement auront une télécommande pour actionner les portes du garage - Les propriétaires de débarras uniquement auront une clé électronique pour accéder à leur local Portée de l’Accès - Les clés électroniques ouvriront toutes les portes périphériques et les portes latérales du garage - Les clés électroniques seront spécifiques à l’immeuble et au bâtiment et ne fonctionneront pas dans d’autres immeubles - Les télécommandes de garage seront spécifiques au garage 2

Page 3

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 Plan de Déploiement - Un déploiement par phases vise à éviter les erreurs et les perturbations pour les propriétaires, et surtout à garantir l’intégrité du système final. Cet échelonnement sera : - Phase 1 - Sécurité Périphérique. Cela inclut toutes les entrées piétonnes, portes de garage, piscines et court de padel. - N.B. Comme nous sommes maintenant en été, nous sommes conscients qu’il y a beaucoup de visiteurs dans la copropriété et cela peut compliquer le déploiement. - Phase 2 - Intégration du système de clé électronique avec les portes d’immeuble existantes dans chaque bâtiment. - Phase 3 - Installation de nouvelles portes vitrées dans chaque immeuble avec entrée activée par les clés électroniques. Installation du contrôle d’accès dans les ascenseurs renforçant davantage la sécurité. Pour être clair, la Phase 1 commence maintenant, vous devrez donc agir conformément aux instructions détaillées plus loin dans cette circulaire. Les phases ultérieures seront déployées en temps voulu et avec préavis. Refus d’Accès Le refus d’accès est un élément clé du système. Voici quelques exemples de situations où il pourrait s’appliquer : - La loi permet à une copropriété de refuser certains services aux propriétaires qui n’ont pas payé leurs cotisations. Nous savons que c’est un problème important pour Señorio, donc le contrôle d’accès sera utilisé pour refuser aux défaillants et à leurs visiteurs l’accès à la piscine et au court de padel - Ceux qui se garent dans les places de parking d’autres personnes peuvent voir leur télécommande désactivée. Cela peut également s’appliquer à ceux qui persistent à stocker des articles dans leur espace de garage et créent un risque d’incendie et invalident l’assurance de la copropriété - Les travailleurs invités, comme ceux engagés pour des travaux qui ne respectent pas la réglementation légale espagnole et les Règles de la Copropriété, peuvent voir leur accès restreint 3

Page 4

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 - L’activité antisociale persistante de visiteurs en location qui perturbent d’autres membres de la Copropriété ou endommagent la propriété ou ne respectent pas les Règles Fondamentales de la Copropriété pourrait être considérée pour un accès restreint Gestion du Système Toutes les clés électroniques et télécommandes fonctionnent avec un système logiciel contrôlé par l’Administration sur site. Les clés électroniques et télécommandes ne peuvent pas être dupliquées en dehors du système et c’est fondamental pour maintenir l’intégrité du système. Chaque clé électronique et télécommande est spécifique au propriétaire et le système les suit. Il enregistre l’heure et le lieu d’utilisation à chaque capteur d’accès situé dans toute la copropriété. Le système est programmé pour « refuser l’accès » au mauvais immeuble ou à la piscine pour les défaillants de cotisations. Un nombre fini de clés électroniques et de télécommandes sera attribué aux propriétaires. Si elles sont perdues et qu’un remplacement est fourni, l’original est désactivé et n’est plus opérationnel. C’est pour restreindre la prolifération de clés électroniques et de télécommandes, qui comme l’a démontré le système actuel affaiblit sérieusement la sécurité de la copropriété. Distribution des Clés Électroniques et Télécommandes Bien que Señorio comprenne 250 propriétaires d’appartements, nous en avons considérablement plus en raison des propriétaires de garages et de débarras qui ne possèdent pas d’appartement. Pour maîtriser les coûts et maintenir la logistique aussi simple que possible, la distribution des clés électroniques et des télécommandes est prévue comme suit. Propriétaires d’Appartements - Les appartements de 2 chambres* se verront attribuer 3 clés électroniques. - Les appartements de 3 chambres* se verront attribuer 4 clés électroniques. Il existe la possibilité d’acheter 1 clé électronique supplémentaire pour 50 €. 4

Page 5

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 * Le nombre de chambres est déterminé par ce qui est écrit dans la Note Simple de la propriété, et non par les modifications apportées à la propriété. Si votre débarras se trouve dans un immeuble différent, vos clés électroniques seront programmées pour permettre l’accès aux deux immeubles. Vous ne recevrez pas de clés électroniques supplémentaires quel que soit le nombre de débarras que vous possédez ou leur localisation. Les portes latérales des garages fonctionneront avec votre clé électronique. Le remplacement d’une clé électronique perdue coûtera 100 €. (Les clés électroniques perdues seront désactivées) Propriétaires de Places de Garage - Une place de parking pour une voiture se verra attribuer 1 télécommande. - Une place de deux voitures se verra attribuer 2 télécommandes. Le remplacement d’une télécommande perdue coûtera 100 €. (Les télécommandes perdues seront désactivées) Débarras (Applicable aux personnes qui ne possèdent pas d’appartement) - Si vous ne possédez qu’un débarras, il vous sera attribué 1 clé électronique. Celle-ci sera programmée pour l’entrée via les portes piétonnes périphériques et l’immeuble où se trouve votre débarras. Si vous ne possédez pas de place de parking, vous n’aurez pas accès aux garages pour vous garer dans une place privée d’une autre personne ou bloquer les accès. Système d’Interphone Le système d’interphone est inhabituellement « lourd en équipements » car nous avons 5 entrées périphériques et 50 entrées d’immeuble, chacune avec un panneau de commande. Les circuits de ces panneaux vieux de 23 ans ont connu des défaillances pendant plusieurs années. Les pièces de rechange ne sont plus disponibles et les réparations sur mesure sont coûteuses. Cependant, en utilisant le même fabricant et la même entreprise de maintenance pour un nouveau système d’Interphone et le Contrôle d’Accès, nous avons considérablement réduit le coût 5

Page 6

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 du système d’interphone d’environ 60k € à un peu plus de 20k €. Les travaux commenceront à remplacer les interphones à mesure que nous déploierons les phases 1 et 2 du contrôle d’accès. Une caractéristique du nouveau système d’interphone est qu’en plus d’un écran de téléphone interne et vidéo similaire à celui que vous avez actuellement, vous aurez la possibilité de passer à une version WiFi qui fonctionne avec une Application téléphonique. Cela vous permettra de recevoir les appels d’interphone sur votre Application téléphonique, de voir qui appelle, de parler avec eux et de leur accorder l’accès à la copropriété. Vidéosurveillance Au cours des dernières années, nous avons ajouté plus de caméras et des mises à jour au système. Nous devons toujours garder à l’esprit que les lois en Espagne exigent la présence de la police pour consulter la vidéosurveillance où il n’y a pas de gardien autorisé. De plus, positionner la vidéosurveillance pour voir les espaces publics, comme les rues, n’est pas autorisé. Nous avons identifié plusieurs angles morts autour de la copropriété, ainsi qu’une menace de sécurité accrue résultant de la nouvelle entrée/sortie du club de piscine NAÔ. Malheureusement, les locations de courte durée, et occasionnellement les locations de longue durée, continuent d’attirer de nombreux clients irresponsables. Il est largement reconnu que beaucoup de cambriolages d’appartements aujourd’hui sont des travaux internes. On s’attend à ce que le contrôle d’accès améliore considérablement la sécurité, mais à mesure que les budgets le permettront, nous continuerons à améliorer les systèmes de vidéosurveillance. Sécurité de Votre Appartement À mesure que nous déployons ces nouvelles mesures de sécurité dans toute la copropriété, il n’y a jamais de meilleur moment pour mettre à jour la sécurité de votre appartement si vous ne l’avez pas déjà fait. À mesure que nous déployons les nouveaux interphones dans votre propriété, si un nombre suffisant de propriétaires expriment leur intérêt pour les systèmes d’alarme domestique, la copropriété peut enquêter sur un système d’alarme standard et fiable à des tarifs préférentiels. Dans le cadre de l’initiative d’avoir une nouvelle politique unifiée pour les propriétés en location, nous inclurons une exigence pour que des sonomètres basés sur Application soient installés dans les appartements. 6

Page 7

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 Ceux-ci alerteront le propriétaire, ou son agent de location, que les niveaux de bruit sont à des niveaux perturbateurs pour ses voisins. Nous espérons que ceux-ci aideront à éviter les affrontements qui ont conduit à des préoccupations de sécurité pour plusieurs propriétaires ayant des locataires. Gardiens de Sécurité vers Personnel d’Entretien À mesure que les locations d’été atteignent leur maximum, la conversation revient à la question de savoir si la copropriété a besoin d’employer des gardiens traditionnels. Nous croyons que les mesures décrites dans cette introduction au contrôle d’accès nient cette nécessité. Essentiellement, le mouvement il y a 18 mois pour employer du personnel d’entretien avec un rôle amélioré se combine bien avec le contrôle d’accès basé sur la technologie. Nous avons maintenant un programme d’entretien 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Bien que notre personnel n’ait pas de formation formelle en sécurité, il a reçu des instructions claires sur la façon de réagir à certaines situations. Équipés du téléphone de la copropriété, le personnel d’entretien peut répondre aux préoccupations de sécurité non urgentes et aux problèmes d’entretien qui créent un risque de sécurité. Pour les urgences, les propriétaires et leurs visiteurs sont invités à contacter directement les autorités publiques. Ce Que Vous Devez Faire Maintenant ! Vous devez organiser la récupération de vos clés électroniques et télécommandes. Le plan est que les clés de porte périphérique existantes et les télécommandes de garage cessent de fonctionner à partir du 22 juillet 2024. Les nouvelles clés électroniques et télécommandes sont disponibles pour récupération au bureau de la copropriété sous le court de padel comme suit : 1) Miguel sera au bureau de la copropriété du lundi au vendredi de 09:00 à 11:00. Si Miguel a été appelé ailleurs dans la copropriété, vous pouvez l’appeler ou lui envoyer un WhatsApp en espagnol au téléphone HELP : +34 603 74 16 33 et demander un créneau de récupération. 2) Si vous souhaitez récupérer des clés électroniques et des télécommandes avant que le système ne soit mis en service le 22 juillet, vous devez envoyer un e-mail à Adenjo Gestión SL et indiquer la date à laquelle 7

Page 8

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 vous souhaitez un rendez-vous pour la récupération. Il y a 10 rendez-vous par jour. Vous pouvez vous présenter au bureau sans rendez-vous mais la récupération peut prendre du temps et vous devrez peut-être revenir un autre jour s’il y a trop de personnes programmées avant vous. 3) Pour recevoir des clés électroniques et des télécommandes, vous devez être enregistré dans la « base de données des propriétaires » pour chacune des propriétés pour lesquelles vous demandez des clés électroniques ou des télécommandes. Vous devrez présenter votre Passeport et votre numéro de NIE pour recevoir l’attribution correcte. N.B. Si votre propriété est au nom d’une entreprise, vous devrez joindre à votre e-mail à Adenjo Gestión SL une lettre d’autorisation de cette entreprise indiquant : Votre Nom, Numéro de Passeport et NIE. 4) Si vous prévoyez de récupérer vos clés électroniques et télécommandes après que le système soit mis en service le 22 juillet, vous devez toujours envoyer un e-mail à Adenjo Gestión SL en indiquant votre date d’arrivée et recevoir d’eux une confirmation de quand et où vous pouvez récupérer. (C’est parce que le bureau du lundi au vendredi de 09:00 à 11:00 n’est pas une opération indéfinie). La récupération se fera probablement toujours au sein de la copropriété car nous avons du personnel d’assistance HELP 24h/24. 5) Si vous décidez de désigner une autre personne pour récupérer en votre nom, vous (ou l’entreprise propriétaire de la propriété) devez toujours envoyer un e-mail à Adenjo Gestión SL autorisant un tiers : Vous devez inclure : Nom de la personne ; Numéro de Passeport ; Numéro de NIE ; et la date à laquelle vous souhaitez un rendez-vous pour la personne qui récupérera en votre nom. Cette personne devra présenter son passeport et son numéro de NIE lors de la récupération. Les locataires ne peuvent pas récupérer si Adenjo Gestión SL n’a pas reçu l’autorisation du propriétaire. L’autorisation d’un Agent Immobilier ne sera pas valide. 6) Si vous avez besoin d’une clé électronique ou d’une télécommande supplémentaire, vous devez payer par virement bancaire au compte bancaire de la copropriété avant la récupération. Vous devez envoyer un e-mail à Adenjo Gestión SL en indiquant que vous avez effectué un virement bancaire. (La preuve du virement vous fera gagner du temps au bureau. Il est peu probable que vous receviez des clés électroniques ou des télécommandes supplémentaires s’il n’y a pas de preuve de paiement) N.B. Rappelez-vous, si vous avez des Cotisations et Pénalités impayées, il y aura des restrictions sur l’utilisation de votre clé électronique. 8

Page 9

CIRCULAIRE DU PRÉSIDENT DE SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024 En conclusion, la réforme complète de la sécurité de Señorio est une tâche énorme mais améliorera la sécurité des propriétés des propriétaires. De plus, les nouvelles fonctionnalités aideront les efforts considérables qui sont en cours pour améliorer le comportement des locataires de propriétés, et aussi ceux qui chargent la copropriété du non-paiement des cotisations. La mise en œuvre ne sera pas facile et nous devrons peut-être revoir une partie de notre réflexion. Nous comptons sur votre patience et votre soutien pour que cela se fasse de la manière la plus fluide et la plus efficace possible. Profitez d’un bel été, John Riley Président SdA. 9