CIRCULAIRE DU SYNDIC DU SEÑORIO DE ALOHA JUIN 2024

INTRODUCTION À LA GESTION DE L’ACCÈS

Cette communication contient des informations importantes pour vous permettre d’accéder à la communauté à l’avenir.

Présentation

Une décision a été prise lors de l’Assemblée Générale Ordinaire de 2022 de réviser complètement l’approche de sécurité de la Communauté. La combinaison de la sécurité humaine (vigilants) et des systèmes (CCTV, interphones, clés et contrôles à distance faciles à dupliquer) n’a pas pu fournir une sécurité efficace. De plus, les coûts de maintenance des anciens équipements ont devenus suboptimaux, tout comme les prix des sociétés de sécurité ont augmenté.

La mise en œuvre pratique du nouveau système reconnaît que :

• Le système complet a un coût initial de capital d’environ 150 000 à 160 000 euros. Cela compare favorablement à ce que nous dépensions annuellement avec les sociétés de sécurité. Cependant, la pression sur les budgets oblige à mettre en place le système complet sur deux ans financiers, en fonction de la vitesse de déploiement.

1 Votre nouveau clé fob et votre télécommande de garage

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• Chaque installation est unique. La configuration et l’architecture de la communauté déterminent le système. Bien que nous ayons un plan théorique, il est probable que nous devions l’ajuster à mesure que nous apprenons de la performance du système et des commentaires des propriétaires.

Stratégie de base

Le système d’accès à la Communauté pour les propriétaires évoluera pour inclure :

• Les entrées pédestres de la périphérie s’ouvriront avec une clé fob électronique.
• Les portes des piscines et des courts de Padel s’ouvriront avec la même clé fob.
• Les portes des portails s’ouvriront avec la même clé fob.
• Les ascenseurs s’ouvriront avec la même clé fob.
• Les sorties des garages vers les portails s’ouvriront avec la même clé fob, sous réserve de respecter les réglementations de sécurité incendie.
• Les portes des garages s’ouvriront avec un système de télécommande amélioré.

Hiérarchie d’utilisation

• Les propriétaires d’appartements avec des parkings et des chambres de stockage auront accès à : les entrées pédestres, les garages, les chambres de stockage, les piscines et les portails via des clés fob et des télécommandes.
• Les propriétaires de garages uniquement auront une télécommande pour ouvrir les portes des garages.
• Les propriétaires de chambres de stockage uniquement auront une clé fob pour accéder à leur chambre.

Étendue de l’accès

• Les clés fob ouvriront toutes les portes de la périphérie et les portes latérales des garages.
• Les clés fob seront spécifiques à chaque bâtiment et ne fonctionneront pas dans d’autres bâtiments.
• Les télécommandes des garages seront spécifiques aux garages.

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Plan de déploiement

• Un déploiement en phases visera à éviter les erreurs et les perturbations pour les propriétaires, et à garantir l’intégrité du système final. Cette phase sera :
• Phase 1 : Sécurité de la périphérie. Cela inclut toutes les entrées pédestres, les portes des garages, les piscines et les courts de Padel.
• N.B. Étant donné que nous sommes en été, nous sommes conscients qu’il y a beaucoup de visiteurs dans la communauté et cela peut compliquer le déploiement.
• Phase 2 : Intégration du système de clés fob avec les portes existantes des portails dans chaque bâtiment.
• Phase 3 : Installation de nouvelles portes en verre à l’intérieur de chaque portail avec l’entrée activée par les clés fob. Installation de contrôles d’accès sur les ascenseurs pour renforcer la sécurité.

Pour être clair, la Phase 1 commence maintenant, vous devez donc agir conformément aux instructions détaillées dans cette circular. Les phases suivantes seront déployées dans un délai raisonnable et avec un préavis.

Refus d’accès

Le refus d’accès est un élément clé du système. Voici quelques exemples où cela pourrait s’appliquer :

• La loi permet à la communauté de refuser certaines services aux propriétaires qui n’ont pas payé leurs frais de communauté. Nous savons que cela est un problème majeur pour Señorio, l’accès contrôlé sera utilisé pour refuser l’accès aux propriétaires non payeurs et à leurs invités aux piscines et aux courts de Padel.
• Ceux qui stationnent dans des espaces de stationnement appartenant à d’autres personnes pourront avoir leur télécommande désactivée. Cela pourrait également s’appliquer à ceux qui persistent à stocker des objets dans leur espace de garage et créent un risque d’incendie, ce qui rend la police d’assurance de la communauté invalide.
• Les travailleurs invités, tels que ceux engagés pour les réformes qui violent les normes juridiques espagnoles et les règles de la communauté, pourront avoir leur accès restreint.

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• L’activité antisociale persistante de clients de location qui perturbent les autres membres de la communauté ou endommagent des biens ou violent les règles fondamentales de la communauté pourront être considérés pour un accès restreint.

Gestion du système

Tous les fobs et les télécommandes fonctionnent sur un système de logiciel contrôlé par l’administration sur place. Les fobs et les télécommandes ne peuvent pas être dupliqués à l’extérieur du système, ce qui est fondamental pour maintenir l’intégrité du système.

Chaque fob et chaque télécommande est spécifique à chaque propriétaire et le système enregistre les temps et les lieux d’utilisation à chaque capteur d’accès situé dans la communauté. Le système est programmé pour “refuser l’accès” au mauvais portail ou à la piscine pour les débiteurs de frais de communauté.

Les propriétaires seront attribués un nombre fini de fobs et de télécommandes. Si elles sont perdues et que des remplacements sont fournis, les originaux seront désactivés et plus opérationnels. Cela est fait pour restreindre la prolifération de fobs et de télécommandes, qui, comme prouvé par le système actuel, affaiblit gravement la sécurité de la communauté.

Distribution des fobs et des télécommandes

Bien que Señorio compte 250 propriétaires d’appartements, nous avons considérablement plus de propriétaires en raison des propriétaires de garages et de chambres de stockage qui ne possèdent pas d’appartement. Pour contenir les coûts et simplifier les logistiques, la distribution des fobs et des télécommandes est prévue comme suit.

Propriétaires d’appartements

• Les appartements de 2 chambres seront attribués 3 clés fob.
• Les appartements de 3 chambres seront attribués 4 clés fob. Il est possible d’acheter une clé fob supplémentaire pour 50 euros.

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Le nombre de chambres est déterminé par ce qui est écrit dans la Nota Simple de la propriété, et non par les modifications apportées à la propriété. Si votre chambre de stockage est située dans un portail différent, vos clés fob seront programmées pour permettre l’accès à tous les portails. Vous ne recevrez pas de clés fob supplémentaires, quel que soit le nombre de chambres de stockage que vous possédez ou leur emplacement.

Les portes latérales des garages fonctionneront avec votre clé fob.

Pour remplacer une clé fob perdue coûtera 100 euros. (Les clés fob perdues seront désactivées)

Propriétaires de garages

• Un espace de stationnement pour une voiture sera attribué 1 télécommande.
• Un espace de stationnement pour deux voitures sera attribué 2 télécommandes.

Pour remplacer une télécommande perdue coûtera 100 euros. (Les télécommandes perdues seront désactivées)

Chambres de stockage (applicable aux personnes qui ne possèdent pas d’appartement)

• Si vous n’avez qu’une chambre de stockage, vous serez attribué 1 clé fob. Cette clé fob sera programmée pour permettre l’accès via les portes pédestres de la périphérie et le portail où se trouve votre chambre de stockage. Si vous n’avez pas d’espace de stationnement, vous ne serez pas autorisé à stationner dans l’espace de stationnement d’un autre propriétaire ou à bloquer les allées.

Système d’interphones

Le système d’interphones est particulièrement “lourd en équipement” en raison des 5 entrées pédestres et des 50 portails, chacun avec un panneau de contrôle. Les circuits imprimés de ces panneaux de 23 ans ont commencé à faillir ces dernières années. Les remplacements ne sont plus disponibles et les réparations personnalisées sont coûteuses.

Cependant, en utilisant le même fabricant et la même société de maintenance pour le nouveau système d’interphones et le système d’accès contrôlé, nous avons considérablement réduit le coût des interphones, passant de environ 60 000 euros à un peu plus de 20 000 euros. Le travail de remplacement des interphones commencera lors du déploiement des phases 1 et 2 du système d’accès contrôlé.

Un avantage du nouveau système d’interphones est que, en plus d’un téléphone interne et d’une écran vidéo similaires à ceux que vous avez aujourd’hui, vous aurez la possibilité de passer à une version Wi-Fi qui fonctionne avec une application de téléphone. Cela vous permettra de recevoir des appels d’interphones sur votre application de téléphone, de voir qui appelle, de parler avec eux et de leur accorder l’accès à la communauté.

CCTV

Au fil des ans, nous avons ajouté plus de caméras et mis à jour le système. Nous devons toujours tenir compte du fait que les lois en Espagne exigent la présence de la police pour regarder les CCTV où il n’y a pas de vigile licencié. De plus, la positionnement des CCTV pour regarder des endroits publics, tels que les rues, n’est pas autorisé.

Nous avons identifié plusieurs zones aveugles dans la communauté, ainsi qu’une augmentation du risque de sécurité résultant de la nouvelle entrée/sortie du club de piscine NAÔ. Malheureusement, les locations à court terme, et parfois à long terme, continuent à attirer de nombreux clients irresponsables. Il est largement reconnu que beaucoup de vols d’appartements aujourd’hui sont des affaires internes. L’accès contrôlé est attendu pour améliorer considérablement la sécurité, mais nous continuerons à améliorer les systèmes CCTV à mesure que les budgets le permettront.

Votre sécurité d’appartement

Alors que nous déploions ces nouvelles mesures de sécurité communautaires, il n’y a jamais un moment plus opportun pour améliorer la sécurité de votre appartement si vous n’avez pas déjà fait cela. Alors que nous déploierons les nouveaux interphones à votre propriété, si un nombre suffisant de propriétaires expriment leur intérêt pour les systèmes d’alarme à domicile, la communauté peut examiner l’adoption d’un système d’alarme standard et fiable à des tarifs préférentiels.

En tant que partie de l’initiative pour avoir une politique unifiée pour les propriétés de location, nous inclurons une exigence pour les mètres de décibel basés sur l’application à être installés à l’intérieur des appartements. Ces mètres alertent le propriétaire ou leur agent de location que les niveaux de bruit sont à des niveaux perturbateurs pour leurs voisins. Nous espérons que cela aidera à éviter les confrontations qui ont conduit à des préoccupations de sécurité pour plusieurs propriétaires avec des locataires.

Vigilants de sécurité à personnel de maintenance

Alors que les locations d’été atteignent leur pic, la conversation revient sur la question de savoir si la communauté a besoin d’employer des vigilants traditionnels. Nous croyons que les mesures exposées dans cette introduction à l’accès contrôlé rendent cette nécessité obsolète. En substance, le mouvement de 18 mois pour employer le personnel de maintenance avec un rôle élargi se combine bien avec la sécurité basée sur la technologie de l’accès contrôlé.

Nous avons maintenant un programme de maintenance 24/7, 7 jours par semaine. Bien que notre personnel n’ait pas de formation de sécurité formelle, ils ont reçu des instructions claires sur la façon de répondre à certaines situations. Équipés de la communauté téléphone, le personnel de maintenance peut répondre aux préoccupations de sécurité non urgentes et aux problèmes de maintenance qui créent un risque de sécurité. Pour les urgences, les propriétaires et leurs invités sont invités à contacter directement les autorités publiques.

Ce que vous devez faire maintenant !

Vous devez organiser la collecte de vos clés fob et de vos télécommandes.

Le plan est de faire cesser la fonctionnalité des clés fob et des télécommandes existantes des portes de la périphérie et des garages à partir du 22 juillet 2024.

Les nouvelles clés fob et télécommandes sont disponibles pour la collecte dans le bureau de la communauté sous le court de Padel comme suit :

1. Miguel sera présent au bureau de la communauté du lundi au vendredi de 09h00 à 11h00. Si Miguel a été appelé ailleurs dans la communauté, vous pouvez l’appeler ou lui envoyer un message WhatsApp en espagnol sur le téléphone d’aide : +34 603 74 16 33 et demander un rendez-vous.

2. Si vous souhaitez collecter vos clés fob et télécommandes avant que le système ne soit activé le 22 juillet, vous devez envoyer un courriel à Adenjo et indiquer la date que vous souhaitez un rendez-vous. Il y a 10 rendez-vous par jour. Vous pouvez aller au bureau sans rendez-vous, mais cela peut prendre du temps et vous devrez peut-être revenir un autre jour si il y a trop de personnes programmées avant vous.

3. Pour recevoir vos clés fob et télécommandes, vous devez être inscrit dans la base de données des propriétaires pour chaque propriété pour laquelle vous demandez des clés fob ou des télécommandes. Vous devrez présenter votre passeport et votre numéro de NIE pour recevoir la bonne allocation.

N.B. Si votre propriété est enregistrée dans un nom de société, vous devrez joindre à votre courriel à Adenjo une lettre d’autorisation de la société indiquant : votre nom, votre numéro de passeport et votre numéro de NIE.

4. Si vous prévoyez collecter vos clés fob et télécommandes après que le système soit activé le 22 juillet, vous devez toujours envoyer un courriel à Adenjo pour indiquer votre date d’arrivée et recevoir une confirmation de quand et où vous pouvez collecter.

5. Si vous décidez de nommer quelqu’un d’autre pour collecter à votre place, vous (ou la société propriétaire de la propriété) devez toujours envoyer un courriel à Adenjo pour autoriser un tiers : vous devez inclure : le nom de la personne, le numéro de passeport, le numéro de NIE et la date que vous souhaitez un rendez-vous pour la personne qui collectera à votre place. Cette personne devra présenter son passeport et son numéro de NIE lorsqu’elle ira collecter. Les locataires ne peuvent pas collecter si Adenjo n’a pas reçu l’autorisation du propriétaire. L’autorisation d’un agent immobilier ne sera pas valide.

6. Si vous avez besoin d’une clé fob ou d’une télécommande supplémentaire, vous devez effectuer un virement bancaire vers le compte bancaire de la communauté à l’avance de la collecte. Vous devriez envoyer un courriel à Adenjo pour indiquer que vous avez effectué un virement bancaire. (La preuve du virement bancaire vous épargnera du temps à l’office. Vous êtes peu probablement à recevoir des clés fob ou des télécommandes supplémentaires si vous n’avez pas de preuve de paiement.)

N.B. Rappelez-vous que si vous avez des frais de communauté impayés et des pénalités, il y aura des restrictions sur l’utilisation de votre clé fob.

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En conclusion, la révision complète de la sécurité de Señorio est un grand défi, mais elle améliorera la sécurité et la sécurité des propriétés des propriétaires. De plus, les nouvelles fonctionnalités aideront les efforts considérables pour améliorer le comportement des locataires de propriétés et ceux qui entendent la communauté avec des frais impayés. La mise en œuvre ne sera pas facile et nous devrons peut-être réviser certaines de nos pensées. Nous comptons sur votre patience et votre soutien pour la faire réussir aussi rapidement et efficacement que possible.

Bon été, John Riley Président SdA.

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